Globaal kan iedere vergadering onderverdeeld worden in de volgende drie fasen:
1. Inleiden
Nadat alle voorbereidende werkzaamheden gedaan zijn (vaststellen van het doel, uitnodigen van de deelnemers, kiezen van een vergaderplaats en het opstellen van de agenda) bent u klaar voor de ontmoeting.
Welkom
Houd dit kort. Daarmee zet u de toon voor de vergadering.
Doel en agenda
Maak duidelijk waarom de vergadering plaatsvindt en lees de agendapunten voor. Leg bij ieder punt uit of het gaat om informatie, discussie of het nemen van een beslissing (zie vorige studie) en maak duidelijk hoeveel tijd per onderwerp beschikbaar is (zodat we allemaal weer op tijd naar huis kunnen gaan).
Spelregels en besluitvorming
Het kan goed zij om aan het begin van de vergadering enkele eenvoudige spelregels op te stellen, bijvoorbeeld: we geven onze gedachten kort en ‘to the point’ weer;
we luisteren en laten anderen uitspreken;
we accepteren de leiding en het ingrijpen van de voorzitter.
Vervolgens is het goed om de deelnemers uit te leggen of eraan te herinneren hoe beslissingen genomen worden.
2. Werken
Introduceer ieder agenda-punt met een korte toelichting. Vertel waarom dit punt op de agenda staat, wat van de vergadering verwacht wordt (informatie, discussie of beslissing) en hoeveel tijd beschikbaar is.
Een goede manier om de werkfase te leiden is door vragen te stellen: Wat vinden jullie van dit voorstel? Welke mogelijkheden hebben wij om dit probleem op te lossen? Heeft iemand nog aanvullende gedachten?
Geef alle deelnemers de kans om zich te uiten, maar blijf de vergadering met strakke hand leiden. Dwing mensen om hun gedachten kort en bondig weer te geven: Kun je in één zin weergeven wat je bedoelt?
Leid de vergadering indien nodig om tot conclusies te komen door die te formuleren: Ik stel voor dat we het volgende besluiten …
3. Afronden
Vat ieder agendapunt na beëindiging in een paar woorden samen.
Eindig de vergadering (op tijd!) met een korte samenvatting van de belangrijkste punten.
Vertel de deelnemers wanneer zij de notulen van de vergadering mogen verwachten.
Bespreek eventueel een datum voor een volgende vergadering.
Dank de aanwezigen voor hun aanwezigheid en hun inbreng en dank de notulist(e).
Beëindig de vergadering formeel: Hiermee is deze vergadering beëindigd. Ik wens jullie allemaal een goede avond toe
======================================================
De moeilijkste opgave van een president is niet om datgene te doen wat juist is, maar om te weten wat juist is.
Lyndon B. Johnson
